Belangrijkste uitgangspunten Privacy Statement Saestum
- Saestum is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Saestum is transparant over hoe de vereniging omgaat met persoonsgegevens;
- Saestum verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in het Privacy Statement;
- Saestum beperkt de verwerking van persoonsgegevens enkel tot die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Saestum neemt technische en organisatorische maatregelen, zodat de beveiliging van de persoonsgegevens van leden worden gewaarborgd;
- Saestum geeft geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
Hoe verzamelt Saestum persoonsgegevens?
Saestum verzamelt nooit persoonsgegevens zonder uw toestemming. Wij verkrijgen gegevens van leden doordat een lid informatie achterlaat in fysieke of online formulieren, het plaatsen van cookies of via direct contact met u. Saestum legt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) alleen relevante gegevens vast die nodig zijn om het doel van de vereniging, conform artikel 3 uit de statuten, uit te kunnen voeren.
Hoe gaat Saestum om met uw persoonsgegevens?
Gegevens van onze leden worden nauwkeurig en veilig vastgelegd door Saestum. Dit houdt in dat gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daartoe bevoegd zijn en voor wie het noodzakelijk is uw gegevens in te zien. Denk hierbij aan trainers, scheidsrechters, maar ook de ledenadministratie. Om de ledenadministratie op een goede en veilige manier te kunnen uitvoeren, maakt Saestum gebruik van de software van Sportlink. Gegevens van leden worden door de Saestum niet gebruikt voor doeleinden waarvoor een lid geen uitdrukkelijke toestemming verleend heeft en worden niet verstrekt aan derden zonder uitdrukkelijke toestemming of zonder dat de wet of de handhaving daarvan Saestum daartoe verplicht. Een lid heeft ten alle tijde recht op inzage in zijn of haar eigen persoonsgegevens zoals deze zijn vastgelegd bij Saestum. Verzoeken kunt u indienen via secretariaat@saestum.nl.
Saestum & Sportlink
Sportlink vervult de rol van ‘bewerker’ en verwerkt gegevens in opdracht van de KNVB. Saestum en Sportlink hebben een overeenkomst, waarin is afgesproken op welke wijze Sportlink met de persoonsgegevens van Saestum omgaat. Alle aspecten van de verwerkersovereenkomst zijn opgenomen in de algemene voorwaarden. Saestum zet Sportlink in om de volgende taken uit te voeren:
- Synchronisatie van ledenadministratie tussen uw vereniging en de KNVB
- Afhandelen van wedstrijdadministratie in het Digitale Wedstrijd Formulier (DWF)
- Inzicht in de verenigingsstatistieken
- Teaminschrijvingen doorgeven aan de KNVB
- Accommodatieplanning en bezetting van velden
- Overzicht van tuchtzaken
- Inzicht in wedstrijdprogramma’s en uitslagen van de voetbalvereniging
- Overzichten en rapportages voor de spelerspassen
Privacy niveaus binnen Sportlink
Elke lid kan zelf bepalen welke gegevens hij of zij wil delen met anderen. Elk individu heeft een eigen persoonlijk privacy niveau. Het privacy niveau bepaalt welke van jouw persoonsgegevens met anderen gedeeld worden. Personen die gebruik maken van de Voetbal.nl app of de KNVB Wedstrijdzaken app hebben de keuze uit 3 niveaus: Afgeschermd, Normaal en Beperkt.
- Afgeschermd. Met dit privacy niveau worden personen als Afgeschermd getoond. Personen kunnen niet worden gevonden bij zoekopdrachten. Uitzondering op deze situatie is de ondersteuning van officiële processen als het Digitaal Wedstrijdformulier. Persoonsgegevens die nodig zijn om iemand tijdens het proces te legitimeren worden zijn beschikbaar voor de gebruiker.
- Normaal. Met dit privacy niveau worden alle persoonsgegevens van een persoon beschikbaar gesteld aan anderen.
- Beperkt. Met dit privacy niveau maken personen zich in de app bekend aan anderen. Personen kunnen worden gezocht en gevonden. Van deze personen is geen foto beschikbaar voor anderen.
Toestemming en bezwaar
Conform de regels zoals vastgelegd in de AVG slaat de Saestum alleen relevante en toegestane informatie op, voor de duur die noodzakelijk is en met de door het lid verleende toestemming. Wil je als lid bezwaar maken tegen de vastlegging van jouw persoonsgegevens, inzage verkrijgen in jouw persoonsgegevens zoals vastgelegd bij Saestum of jouw verleende toestemming intrekken? Neem dan contact op met de Saestum via secretariaat@saestum.nl
Fotoprotocol
Saestum hanteert een fotoprotocol voor het plaatsen van foto’s op de website en voor social media zoals Facebook, Instagram en Twitter. In dit protocol kunt u de regels lezen, waaraan Saestum zich houdt als het gaat om foto’s van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.
Gebruik website/social media en het maken van foto- en video opnames
- Saestum beheert de website www.saestum.nl. De website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden;
- Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij Saestum. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging;
- Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor club zoals leden van bestuur en begeleiders en trainers van de teams;
- Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen/kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.
- Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van Saestum, als de ouders bezwaar hebben gemaakt.
- Op de foto’s zijn de kinderen gekleed in de Saestum gerelateerde trainings- of wedstrijdkleding; minimaal een korte broek met T-shirt of vrijetijdskleding.
- Als ouder/verzorgers problemen heeft/hebben met een foto of foto’s dan kan in overleg met deze persoon besloten worden de foto’s te verwijderen;
- Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het plaatsen van foto’s dan wel hun kind(eren) dienen dit per e-mail kenbaar te maken bij het bestuur. Deze personen komen dan op een lijst te staan, waarmee rekening gehouden wordt bij het plaatsen van foto’s op de website. Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen.
- Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn :
a. wedstrijden en (officiële) toernooien;
b. verenigingsactiviteiten;
c. tijdens trainingen.
- Binnen de Saestum is het niet toegestaan foto’s en of opnames te maken in de kleedkamer of doucheruimtes, behoudens de traditionele kampioensfoto met wedstrijdkleren aan onder de douche.
- Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld gelden geen nadere bepalingen mits het eigen kind betreft, noch aanvaardt de vereniging enige aansprakelijkheid hiervoor;
- Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
- Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
- In alle andere gevallen van foto- en video opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het hoofdbestuur. Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.
- Het bestuur is en blijft alleen eindverantwoordelijk voor de Saestum website en voor de Saestum Facebook & Instagram pagina.
Sancties
Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet zal het hoofdbestuur hier zorgvuldig mee omgaan en disciplinaire maatregelen treffen met de mogelijkheid om dit ook te melden aan betreffende instanties. Betrokken ouders worden direct geïnformeerd.
Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein bestandje dat op de harde schijf wordt opgeslagen door een server en alleen herkend wordt door de server die de cookie opslaat.Er zijn drie soorten cookies te onderscheiden:
- Functionele cookies: dit zijn cookies die noodzakelijk zijn om een website beter te laten functioneren. Een voorbeeld van een functionele cookie is een cookie die onthoudt wat er in het winkelmandje is gestopt.
- Analytische cookies: analytische cookies zorgen ervoor dat tools als Google Analytics de website kunnen monitoren en geven de eigenaar van de website inzage in informatie als hoeveel bezoekers de website heeft, welke pagina’s bezocht worden en via welke kanalen bezoekers op de website komen. Deze cookies geven geen informatie die naar u kunnen leiden.
- Tracking cookies: dit zijn cookies die het individuele gedrag van een bezoeker tracken en hierbij een profiel opstelt van de bezoeker.
Het plaatsen van een functionele cookie dient uitsluitend om de website optimaal te kunnen tonen en u hoeft hiervoor geen toestemming te verlenen aan Saestum. Voor de overige twee soorten cookies kun je als lid wel expliciet toestemming verlenen aan Saestum. Dit kan je als lid doen door de cookiemelding te accepteren. Indien je hier niet voor kiest, dan zal Saestum geen analytische en tracking cookies plaatsen.
Doelbinding
Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in deze tabel voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het doornemen van de tabel, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan: secretariaat@saestum.nl.
Op deze link kunt u snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u verzamelen.
